Få mere ud af jeres events med ekstrafelter og ekstrapriser

Der er mange ting at tage stilling til når der skal oprettes et nyt event. Hvad skal det koste at deltage? Skal det kun være medlemmer som kan tilmelde sig? Hvordan får man bedst information omkring eventet ud til medlemmer og eventuelt ikke medlemmer?

Der er stor forskel på hvor mange events I derude i klubberne afholder årligt. Ligeledes er der stor forskel på hvor meget i benytter ekstrapriser og ekstrafelter. Dette indlæg kan forhåbentlig inspirere til hvordan ekstrapriser og ekstrafelter kan sættes op, så det bliver overskueligt og nemt at tilmelde sig.

Det er som regel ikke selve oprettelsen af eventet der tager tid, da Klubmodul på forhånd er udviklet så enkelt som muligt ved at have predefineret felterne som blot skal udfyldes. Det som kræver grundig overvejelse er oprettelse af ekstrafelter og ekstrapriser.

Ekstrafelter og ekstrapriser

Ekstrafelter og ekstrapriser kan findes under de allerede oprettede events når der klikkes på ret event.

Ekstrafelter

For at ekstrafelterne kan generere så meget brugbar information som muligt, skal de oprettes og udformes så korrekt som overhovedet muligt. Hvis man får oprettet ekstrafelterne forkert eller ikke specifikt nok, vil det være svært at benytte informationerne konstruktivt bagefter.

Der er stor forskel på hvilke informationer man vil indsamle til et event. Som eksempel kan ekstrafelterne til et cykelløb event være følgende:

  • Distance
    • 50,75,125
  • Kategori
    • MTB, Racer
  • Aldersgruppe
    • 0-16, 17-28, 29-36 osv
  • Frivillig hjælper
    • Official
    • Forplejnings hjælper
    • Oprydder

Klubben kan bruge informationerne til at kategorisere de tilmeldte.

De forskellige ekstrafelter kan enten oprettes som valgfrie eller obligatoriske felter. Det obligatoriske felt kan bruges til at få de nødvendige informationer på alle tilmeldinger, da man ved et obligatorisk felt ikke kan tilmelde sig til eventet uden at have udfyldt feltet. Når der er kommet tilmeldinger til eventet vil man under event tilmeldinger kunne se hvem og hvor mange der har valgt de forskellige distancer, kategorier, aldersgrupper og hjælper funktioner. Disse oplysninger kan naturligvis altid eksporteres til Excel, PDF eller printes ud.

Dette giver et godt overblik og er en god måde at holde styr på den enkelte tilmelding. Tilmeldingerne bliver så grupperet i kategori, distance, aldersgruppe og frivillige hjælpere. Ovenstående er blot et tænkt eksempel, I kan naturligvis oprette de ekstra felter som passer præcis til jeres events.

Ekstrapriser

Ekstrapriser bliver brugt til mange forskellige ting og det er individuelt fra event til event hvilke ekstra priser der skal være.

Som med ekstrafelter har vi predefineret nogle felter som skal udfyldes når der oprettes ekstrapriser. Eksempler på ekstrapriser til et cykelløb kunne være:

  • Aftensmad efter løb
    • 75
  • Vin til maden
    • 50
  • T-shirt med logo
    • 199
  • Pris for rute på 50 km
    • 100
  • Pris for rute på 75 km
    • 150
  • Pris for rute på 125 km
    • 250

Sorteringen af ekstrapriserne er vigtig for at de bliver vist flot og overskueligt på hjemmesiden. Den ekstrapris som skal vises som førstevalg skal sættes til sortering 1. Den næste ekstrapris får sortering 2 osv. Hvis der fokuseres lidt mere på opsætningen og sorteringen af ekstrapriserne vil de se mere overskuelige og spiselige ud for dem som vil tilmelde sig til eventet.

Fælles for ekstrafelter og ekstrapriser er muligheden for at oprette en hjælpetekst som udformes af jer selv. Det giver en god mulighed for at nærmere beskrive hvad feltet betyder og hvordan det udfyldes korrekt. Det hjælper klubben til at få så korrekte tilmeldinger som muligt.

Push jeres events mere med email

Når et event oprettes og er aktivt lægges det med det samme ud på hjemmesiden og bliver synligt, men hvad med de personer som gerne ville have været med på eventet men ikke lige kom forbi hjemmesiden i den periode hvor eventet var aktivt?

Der er gode erfaringer fra klubberne med at sende en e-mail ud til medlemmerne i medlemsdatabasen når der skal sættes ekstra fokus på et event. Der kan sendes mail ud til alle profiler i databasen og ikke kun de aktive medlemmer. På den måde kan der stilles skarpt på de vigtigste events, som kræver lidt mere promovering.